Excelを正しく使うにはどうすれば良い？ 214
ストーリー by hylom
自由度の高さがゴミを生む 部門より
自由度の高さがゴミを生む 部門より
あるAnonymous Coward 曰く、
三重大学・奥村晴彦教授が、「神的なExcelの使い方」について苦言を呈している。
「ExcelをPDF書類作成ソフトとして使っている」ために、データの再利用性や入力ミスなどが発生して効率が落ちている、という話だ。確かに世の中Excel入門的な書籍や講座は多いが、データ的に美しい（再利用しやすい）シートの作り方の解説は少ないような気がする。Excelを「正しく」使わせるためにはどうすればよいのだろうか。
まず、紙に印刷するのやめろ！ (スコア:5, 興味深い)
それで問題の大半は解決する。
紙に印刷したときの見栄えをよくする為の修飾がすべてを台無しにしている。
表を紙一枚に納めるための位置調整、複数行への分割、過剰な書式設定。
1シートへ複数表の詰め込み。
ページ枠、作成者欄、承認印などを入れるためのセル結合。
その他もろもろ
Re:まず、紙に印刷するのやめろ！ (スコア:2)
Re:まず、紙に印刷するのやめろ！ (スコア:2)
Windows環境では既定のスクリーンDPIが96のせいでどうしてもそういうことになっちゃうんですよねえ。
72か、それだと小さいようなら144に調整すれば印刷時のスケーリングで端数が出なくはなるんで、端数分が切り捨てられて表示幅が足りないってことはおきなくなるんですが。
オライリーでさえ正しくない使い方を布教している現実 (スコア:4, 興味深い)
Excelプロトタイピング――表計算ソフトで共有するデザインコンセプト・設計・アイデア [oreilly.co.jp]などという本が出ているくらいなんで、
方眼紙代わりとしてのExcelはもはや必需品と言っていいのでは。
正しくない使い方を禁止するよりも正しくない部分を抽出して新しいアプリケーションを作った方が良いような。
解った！原因は一太郎だ！ (スコア:3)
勝手な推測なんだが、一太郎からMSOfficeに移り変わる過程で
Excelの異常な使い方が増加した気がする。
一太郎はWordと比較すると表や罫線が体裁の乱れが無く
使いやすかったのは事実だと思う。
MSOfficeに移行後、表や罫線を多用したドキュメントを作成する際、
Wordでは一太郎ライクに作成することが出来ずExcelを使い始めたのではないだろうか？
##ロータス123とかで文書作ってた奴なんていなかった訳だし・・・
Re:解った！原因は一太郎だ！ (スコア:1)
「A3見開き1枚を見て要点がすっと理解できるのが良い会議資料だ！」という信仰があったようで、「ある絶対座標の範囲にテキスト・図・グラフを置きたい」という強いニーズがありました。一太郎が社内標準ソフトでなくなった後、それの実現はWordよりExcelの方が簡単でしたので、そうなりました。
現在はA4縦での資料作成がルールになりましたのでA3見開き資料自体を見なくなりましたが、「方眼紙Excelのファイル」はまだまだ目にします。
Re:解った！原因は一太郎だ！ (スコア:1)
＞「ある絶対座標の範囲にテキスト・図・グラフを置きたい」という強いニーズがありました。
Illustrator や、もし MS Office がよければ Publisher では完璧にそのニーズに応えられるのですが。
Re:解った！原因は一太郎だ！ (スコア:1)
花子も合流したがってますよ。
（実際したんだと思う）
原因は1-2-3 (スコア:3)
・どこかのバージョンから「DTP機能搭載！」と謳い始めた
・1-2-3&一太郎モデルが安かった
・Officeプリインストールモデルしか売らなくなった
・Excelに移行
・Excel悪者 ←イマココ
でも、罫線の位置調整や印刷後の見栄えばっかりに時間取られてるのって、
傍から見ると残業代稼ぎの為の馬鹿にしか見えないよね。
Re:原因は1-2-3 (スコア:2)
表示シートとデータシートにわける (スコア:2)
これくらいしかないんじゃないだろうか
表示シートのデータはあくまでデータシートを参照するというスタイル。
WEBでいうところのHTMLとCSSみたいな感じでしょうか。
Re:表示シートとデータシートにわける (スコア:2)
データシートでの素材のサイズ変更を禁止してほしいですね。新規ファイルのデータシートに今まで通り入力すると整形モードの書類にはWordの中に表一枚貼りつけたようなのが出てきて、それを調整。全部.xlsxの1ファイルに収まってて、ツールでデータだけ抜ける。
# そして新Officeがその仕様で発売、旧バージョンのライセンス発行がすべて停止
# 「データ入力モードのまま正確に印刷するにはどうしたらいいですか?」「セル幅や色などが変えられないと
# 業務ができません。どうしたら変えられますか?」みたいな質問で知恵袋が溢れる地獄絵図
Re:表示シートとデータシートにわける (スコア:2)
Access、使い方がExcelっぽくないですし、あれって検索のシステムじゃないんですか? Excelはコンピュータ補助で人が直にデータ処理するシステムで、Accessはもっと生データ隠蔽してるものってイメージがあるんですが。
上司がおかしなExcelを要求する以上、どうしようもない (スコア:2)
一部企業のパワポへの執着も、同様の理由。上司or経営陣が、飛んだり跳ねたりする芸術的デザインのパワポでプレゼンしないとせっかく収益の柱になりそうな新規事業提案も冷遇される、なんて事が続けば、部下はパワポ職人になる。営業部門がクライアントに魅力的なパワポでプレゼンする事を求められ、パワポの技量がやけに上がるというのは仕方が無いが、営業畑出身者がトップになって、営業時代の「病的に凝ったパワポがあたり前」の発想のままだと、全社が一気に「パワポ職人にあらずんば社員にあらず」になってしまう。いったんそうなると、トップが替わっても文化が残る。パワポ禁止令とか、飛んだり跳ねたり禁止、として意識を変えないと。
役所の神Excelも、上が変わらないとダメでしょう。「神Excel禁止」とするとか、ブラウザで入力して電算機処理を前提に…と言いたい所だが、e政府はどうなったかな。
ところでExcelは印字するとズレるという意見があるようだが、LibreOfficeのCalcは枠をミリ単位で指定できるので(Excelは不可能)印字して試行錯誤の地獄を味わう必要は無い。
大雑把に言って (スコア:1)
計算が必要なもの以外には使わせない。
データ的に美しい、なんて高い目標は、その後だろうな。
Re:大雑把に言って (スコア:2, 興味深い)
衆議院サイトから、日本の成立法律を全部ぶっこ抜くときにExcel VBAでやった。数値データに限らないんじゃない？
Re:大雑把に言って (スコア:1)
数値データに限らないんじゃない？
もちろん数値データには限らない。文字列の連結や部分文字列の抽出だって立派な計算である。単純な参照も計算だと言えなくもない。
ただ、法律文を抜いてくるだけなら、Excelを使う必要は無い。出力結果は、テキストファイルでも良いはず。
法律文は、それなりの文章構造を持っているので、文章構造を扱うのに適したソフトウェア・ファイル形式を選ぶべき。XMLを選んでもいいし、出力体裁まで気にするならMS-Wordを選んでもいい。しかし、MS-Excelは適切ではない。
自分で使えるツールがExcel VBAしかない、というなら仕方ない話だが、不適切さを理解していないのでは、その後の成長は期待できない。
Re:大雑把に言って (スコア:1)
表にしたいんだからいいんじゃないか？
なぜ表形式を選ぶのか? それは無駄ではないのか?
印刷はしないのか? 長い文字列を含むセルを印刷すると、MS-Excelではトラブルが起き易い。MS-Wordの表ならそんなことは起きない。
Re:大雑把に言って (スコア:1)
そういや、Excelでのトラブルってデータ形式としての表と印刷形状としての表をアバウトに考えての物がままある気がする。
Re:大雑把に言って (スコア:2)
"文書(データ)を利用する人への配慮" が足りないのだと。
お役所に行って、文書をコピーしていた時代からすると、かなり進歩したと思います。
次は、"何のためにそのデータを公開するか" を考えて欲しい。
段落ごとに文書のスタイルを決められる、Wordの便利な使い方を知っている人は意外と少ない。
長文を書かないとわからないかもしれませんが...
Re:大雑把に言って (スコア:2)
そもそも長い文章をどう書くか、という教育が必要なんじゃないかと思いますね。
章立てするんだよ、とか。
あと、文書全体を同じフォントで書く人も多いよね。せっかく複数のフォントがインストールされてるのに、使い分けるということを知らない。手持ちの技術書で十分お手本になるのに、学ぼうとしない。なんだろうね、あれは。
Re:大雑把に言って (スコア:2)
Re:大雑把に言って (スコア:1)
正しく使えるそれ用のソフトを用意してください、ができてないんじゃ…
できてるでしょう。多くの場合、MS-Excelが単独でインストールされていることはなくて、MS-Wordもインストールされてるね。
Re:大雑把に言って (スコア:1)
ExcelとWordの正しい使い方で、全てをカバーできるって?
ご冗談を。
PowerPoint, Accessが入ってもまだまだでしょ。
その抜けを何でカバーするかが、日本ではExcelってだけかと。
私自身はPowerPointかな。
Re:大雑把に言って (スコア:1)
Publisher……
どっちかーっつと逆なのでは (スコア:1)
エクセルがDTP機能が未熟すぎるから勘違いされて文句を言われるのじゃないかな
AppleのNumbersとかはあきらかにDTPを意識したソフトだけど、エクセルもグラフィカルな表を作成するDTPソフトとしてちゃんと進化して、データ利用をしたい時はCSVで出力する、あるいはちょっとしたスクリプトを通してスクレイピングしてCSV出力するという方式にすれば双方（事務方、技術方）仲良く使えるのでは？
リンク先で、e-statにケチつけてるけど、あれもエクセル出力とは別にデータ成形してCSVでダウンロードできる機能がついてるのだから、エクセル出力はあくまでもグラフィックとして考えるべきなんじゃない？
Re:どっちかーっつと逆なのでは (スコア:1)
エクセルがDTP機能が未熟すぎるから勘違いされて文句を言われるのじゃないかな
そもそもMS-Excelにとっては、DTPはスコープの外なのでは?
もし、DTPがスコープ内であれば少なくとも、WYSIWYGを実現すべきだろうけど、未だにそれは実現されていない。
そもそも、好きな色を選ぶ機能だって、あんなのじゃDTPを標榜するのは無理でしょう。
後方互換性の問題もあってそうなってるんだろうけどねえ。
Re:どっちかーっつと逆なのでは (スコア:3)
Excelのセル内の文字について、画面だと表示されていても印刷だと見きれる件について、ExcelはDTPソフトではないからと言う理由でリジェクトされ続けてると言う噂を聞いたことがあるなぁ…。
事実だかわからんのですが。
Re:どっちかーっつと逆なのでは (スコア:2)
かつてＭＳ Ｐゴシック11ptが標準フォントだったことも、被害を拡大したように思います。
あれがＭＳゴシック9ptだったら表示上の文字ピッチの不均等に振り回されることもなく、また75％縮小表示をベースに作業する人も少なかったのではないかと……。
#まあ、それでも見切れることはある。
目に見えるものが世界の全てじゃないのよ (スコア:1)
これに尽きると思います。元記事でのひどい使い方は、作った本人が表面的に見えてない世界のことを意識できてないからこそ。
画面と紙に現れる二次元の世界しか見えてない。ただひたすら目の前の二次元の世界を完成させることだけに必死になってるだけ。再計算/並べ替え/グラフ作成という三次元の可能性、データがどこから来てどこへ誰の元へ行くかの四次元の流れが想像できない。そもそもソフト自身のコンセプトもわかってない。（単位は書式で付加するのが本来の使い方です。）
もはやこれは操作スキルというよりも、「思いやり」とか「論理思考能力」の範疇じゃないかと。
日本のほとんどの「Excel使えます」って人たちがそのレベル。企業や役所もそうですが、小手先の操作手順の習得に時間を割いて、ネ申Excelを教えてしまってるパソコン教室やITリテラシー教育のほうもどうにかしなきゃいけないようです。
/*
強く意識したのはある大学の文系学部生にグループでレポート作らせたものというWordファイルを受け取った時。グループにはひとり中国人留学生がいてWordのアウトライン機能を使ってつくっていたものの、取りまとめた日本人学生は全く気づかずみんなの文章をくっつけていたという痕跡を見つけたのです。何気なくアウトライン表示を見たら中国人担当箇所のみきれいにツリーになっていました。
*/
神的って言うから (スコア:1)
てっきりこういうのかと。
http://matome.naver.jp/odai/2136288444614693501 [naver.jp]
Re:OpenDocよもう一度 (スコア:1)
Office はまじめに使ってないのでどうか知らないが、
iWork ( Keynote(パワポ相当) とか Pages(ワード相当), Numbers(Excel相当) とかは
それぞれのアプリ内でそれぞれの機能を普通に使い回せるよ。
文章作成ソフトで Excel 機能はほぼ１００パーセント使えます。
つまり、Pages で文章書いていて表を作ったら表は Numbers の機能はほぼすべて使える。
むしろ同じアプリを別のUIで使っているだけって印象。
個々のアプリはOfficeより低機能だけど、そういうのは意外に便利です。
iWork といえば Keynote くらいしか注目されないが（これも一部業界のみだが）、
結構便利だと思う。
Re:OpenDocよもう一度 (スコア:1)
Excelで文書を作ることはできなくもないけど、
MS-Excelで作れる文書、というのは、章・節の構造が無いとか、目次を作らなくていいとか、印刷しなくていいとか、そもそも小さいとか、そういう文書だけだね。
それらを逸脱すると、コンピュータにやらせるべき仕事を人間がやることになる。なんのためにコンピュータを使っているのか、考えなおしてみた方がいいかもしれない。
Re:OpenDocよもう一度 (スコア:1)
そこが現在一太郎が選択されない理由かもね。
多分、Excel方眼紙利用している様な人たちの思うワープロって、罫線を文字で書いて居た頃の一太郎だろうから。
要は無駄な事無しにちょっとした見てくれの為の罫線や簡易な文字修飾だけで良いと思って居るのじゃ。
その点ワードだと罫線引くだけで考える必要が。
ここは一太郎クラッシックでも出せば売れるかもよ。
Re:本末転倒 (スコア:1)
そりゃ、MS Wordが書類作成ソフトとして使いづらいからだろう。
微調整の効かない罫線と表、
配置した図形がいつの間にかワープする、
表中でタブを押すとカーソルが予想外の位置にワープする、
1ページに納めたはずの文章が、いつの間にかもう1ページ増えている、
その他もろもろ
印刷を考慮しないアウトラインプロセッサとして使うならいいが、
印刷を前提とした書類の作成に使うにはExcelの方が優れている。
Re:本末転倒 (スコア:1)
何より面倒なのはスタイルを決めつけてくれる余計なおせっかいかなと。
違う！ただ改行したいだけなんだ！勝手に箇条書きにしないでくれ！
一人以外は全員敗者
それでもあきらめるより熱くなれ
Re:本末転倒 (スコア:2)
違う！ただ改行したいだけなんだ！勝手に箇条書きにしないでくれ！
設定 [bizmakoto.jp]で回避できる。
お節介過ぎるってのは否定できないけどね。
Re:本末転倒 (スコア:1)
そりゃ、MS Wordが書類作成ソフトとして使いづらいからだろう。
MS-Wordの使い難さについては、特に否定しない。事前に知っていなければならない知識が多くて、それがないと
配置した図形がいつの間にかワープする、
表中でタブを押すとカーソルが予想外の位置にワープする
などと思い込んだりしてしまう。
しかし、
印刷を前提とした書類の作成に使うにはExcelの方が優れている。
についてはまったく賛成できない。
1ページに納めたはずの文章が、いつの間にかもう1ページ増えている、
これはMS-Excelの方がひどい。あるプリンタで1ページに収まっていたものが、別のプリンタでは2ページになっていることもある。印刷範囲を明示しないと、意図に反して何もない(様に見える)部分が印刷される事もある。
セルの内容が欠けて印刷されることがよくある。MS-Wordではそんなことは起こらないが、MS-Excelでは起こるし、WYSIWYG的に確認することができない。
階層化された番号を扱う機能は、MS-Wordにはあるが、MS-Excelにはない。章・節を扱う機能や目次を作る機能も同様。索引を作ることもできない。これは、印刷を前提として書類の作成には必須。
短い文書しか作らないのなら、この限りではないが、それならどんなツールを使っても大きな差は無い。
一体、どう言う部分をもって「印刷を前提とした書類の作成に使うにはExcelの方が優れている」と言っているのか理解できない。
Re:本末転倒 (スコア:1)
Wordは表示されている画面と印刷結果が異なるのも何とかして欲しいところ。
密度が高まっていると改ページ入れても、印刷プレビューではそこに次のページが来ちゃう
改ページなくすと当然次のページが来ちゃう
改ページ入れて、次のページの行頭を改行すると問題は無くなるけれど、次のページがオーバーラン
Re:本末転倒 (スコア:3, 興味深い)
いんや。
PowerPointは「紙」の概念がデータ上も強く、必要なものとして存在するからダメなの。
A4ならA4の枠があって、そこに作る。A4を意識してこそA4の文書ができる。
Excelは逆。
そこにある図やら表やらを、どのサイズに出力するかを決める。これが大受けなのよ。
むろん、中身のサイズというか、表現を重視すれば手順はPowerPointと変わらないけど。
Excelを愛している人たちのドキュメントが、どうも読みにくいって言うか、最終出力を考えていない感じなのは、その辺によるんだと思う。
Re:本末転倒 (スコア:1)
まさにおっしゃる通りだと思います...が...人気がある事実は変えられない...くすん...
Re:本末転倒 (スコア:2)
他の人も書いているけど「Wordが使いにくいから」という明確な理由があると思うけど？
それは否定しないんだが、MS-Excelはもっとひどいだろ? 特に印刷を必要とするある程度以上長い文書に関しては。
自由なレイアウトをしやすい
ていうか、場当たり的なレイアウトをし易い、がより正しかろう。
ある程度長い文書を、統一的なレイアウトを保って整形する機能は、MS-ExcelよりMS-Wordの方が圧倒的に優れている。議論の余地はない。
つまり、「スタイル」についてまったく理解がないことがこう言った誤解の原因なんだな。
そう言う訓練を受ける機会は少ないわけだけど、理系で卒業論文を書いたことがあれば、身についてると思うんだがねえ。
Re:本末転倒 (スコア:1)
それはむしろ、「TeX使ってたのでWordの使い方知りません」になりそうな。
素のTeXなんて使いません、と言うのは措くとして。
それからMS-Wordに取りかかっても何の問題も無いんじゃない?
それに、今時論文はMS-Wordで書くのも珍しくないみたいだよ。情報処理学会の原稿 [ipsj.or.jp]だって、MS-Wordテンプレートファイルが準備されてるくらいだ。
卒論など、文字が並ぶ文章を作りたければたとえ学ぶ機会がなくても自然とスタイルを使うことになるでしょう。
その通り、といいたい所だけど、それは甘いと言わざるを得ない。
事実、数十頁に及ぶ章・節で構造化された目次付きの文書を、MS-Excelで作る人はたくさん居る。公務員も民間人も関係ない。
Re:本末転倒 (スコア:1)
Wordはタイプライタ－ソフトなので、Officeスイートにはワープロソフトがありません。
だからWordではなくExcelを使うことになるのです。
ワープロ相当機能については、MS-Excelは、その「タイプライターソフトウェア」にすら劣ります。
Re:本末転倒 (スコア:2)
再利用しようとすると泣けてきます。
Re:それなら (スコア:1)
つか、印刷する文書を作るのに InDesign すら使わない男の人って……
Re:誤植というか、正反対の意味に近い (スコア:2)
神 と ネ申 は音声表示でも識別されるべきでは?
Re:4桁のμSv/h測定値こそ神的！ (スコア:1)
それは考えすぎでは？
測定の基礎を学んでない人に、有効数字の適切な扱いは期待できないので、
桁数大目に記録しておいてくれたほうが、現実問題として助かると思います。
桁数が多すぎるだけなら、あとで適切な有効数字に丸めることは容易だけど、
逆に誤って丸められたら、もう取り返しがつかないので。
Re:日本の表組みの使い方は (スコア:1)
表組機能が貧弱なワープロよりもExcelを使いたがる
実は表組み機能については、MS-ExcelよりMS-Wordの方が優れている点もあるよ。
例えば、表の中のセルの中に表を作るとか、上の表と下の表で列幅を変えるとか。
え? Excel方眼紙とセルの結合を使えばいいって? それとはまったく使い勝手が違うから。
Excel方眼紙とセルの結合で作っちゃうと、列削除とか大変になっちゃうでしょ? そーゆー大変さは無いんだよ。
まあ、MS-Wordの方が使いやすいか、と言われると疑問だけどね。
Re:Excelもいいけど、まず、クリップボード (スコア:2)
いつの頃からかOfficeにもペーストバッファ機能がついたようだけど、それよりもクリップボード履歴ソフトの方がいろんなアプリで使えて便利。