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メールシステムそのものは本来連絡手段であって、重要なメール（手紙）は別途保存って感じ。そういう意味では６０日廃棄は情報セキュリティ的にも問題なかろうとは思う。＃サーバーに残すって事は、郵便受けに郵便物を突っ込み続けている状態だからね、ぶっちゃけ
というのが数年前のお話し。現在はクラウド運用による「ローカル保存による紛失時の情報漏えいを防ぐ」、「物理的ロケーションに縛られずメール閲覧可能」が良くつかわれるようになったわけだ。
国家機関の重要な部門が外部の商業サーバーを積極的に使うというのはまあアレすぎる。独自のシステムを持っててもおかしくない。がその更改費用とか運用とか考えてクラウド前回な運用を前提としたシステムにするかどうかも微妙というか。
うちの会社も基本ローカル保存、サーバーには１４日、保存したＰＣは事務所から持ち出さない、大事な用事はスケジューラーに突っ込めって感じだからね。正直６０日も良く残してるわという感想。
> うちの会社も基本ローカル保存、サーバーには１４日、保存したＰＣは事務所から持ち出さない、> 大事な用事はスケジューラーに突っ込めって感じだからね。> 正直６０日も良く残してるわという感想。
こんな非効率なことやってるから国際競争に負けるんじゃない？うちの会社は仕事関係のメールはメーリングリスト化して永久保存、全文検索システムで検索可能にしてる。これとは別に社員個人宛も全部サーバー側で保存してある。当然バックアップも複数とってディザスタ・リカバリー用に遠隔地にも転送してる。
アメリカ政府はどうかと見てみるとhttps://mainichi.jp/articles/20180116/mog/00m/040/003000c [mainichi.jp]> 米国では連邦政府の公用アカウントでやり取りされたメールは公文書とみなされ、情報公開請求の対象になる。> 政府機関の職員が送受信したメールは、その職位や任務に応じて自動的に永久保存と一時保存に振り分けられ、永久保存のメールはＮＡＲＡに転送される。
ということで、一定の職位以上だと永久保存する方針みたいだ。
人件費に比べたら保存に必要な費用なんて誤差みたいなものなんだから、みみっちいこと考えずに全部保存でいいでしょ。
やはり時代はオンプレへの回帰だねクラウドの時代は終わる
> こんな非効率なことやってるから国際競争に負けるんじゃない？
社会人の文章としてはあなたより元コメのほうが優れているけど、どうしてそう思ったの？
国際競争に負ける程非効率なのは国会審議。国会審議で因縁付けられないシステムは、相対的に効率的なのよ。
>> こんな非効率なことやってるから国際競争に負けるんじゃない？>> どうしてそう思ったの？
以下のような理由からです。
・メールを全保存するコストは、人件費に比べれば誤差みたいなもの・全保存、全文検索可能にすることによって、以下のような点でビジネス上のメリットが大きい - 過去の経緯調査が圧倒的に楽になる - 属人性も減る - なんらかの問題が発生した際に顧客に提出するエビデンスにもなる
元コメントではわざわざ非効率なやり方を選択しているにも関わらず、あたかもそれが当然のようなとれる書き方をしているので、思わずツッコミたくなったわけですね。
> 米国では連邦政府の公用アカウントでやり取りされたメールは公文書とみなされ、情報公開請求の対象になる。> 政府機関の職員が送受信したメールは、その職位や任務に応じて自動的に永久保存と一時保存に振り分けられ、永久保存のメールはＮＡＲＡに転送される。
その制度を真似てるんだから、日本も同じだよだから、業務のために一定の猶予はあるけど最大限保存できるのが一年未満、それ以上の保存が必要なものは重要な行政文書と見なして一年、三年〜永久、と保存期限を決めて保管する義務が生じる総務省が統括管理してるから、いったん登録したものを保存期限
そういう会社にいましたが、未読メールの山をこさえてましたよ。数日間出社しないと、PC起動したら未読メール2000通の世界。
クラウドなChatWorkでも導入してくれないかなーと思った。
> 数日間出社しないと、PC起動したら未読メール2000通の世界。
それって権限委譲がうまくいっておらず、それほど関係ないメールが山ほど届いていたのでは？トピックごとに issue tracking system に登録して、そのトピックに関係する人のみにチケット更新通知が届くようにすると、無関係なメールの山に埋もれることはなくなる筈。（ただし、たとえ issue tracking system 使ってても、全員にメールが届くようにしちゃうと悲惨なことに）
こうすると、あまり関係ない人へのメールは減るし、そういう人でもチケットを見ればやりとりは分かるし、後から経緯を掘り起こしたくなった時もメールやチャットより楽なのでお勧めです。
チャットの利用自体はいいんだけど、後から経緯を調べたくなった時に困るので、必ずチケットとの併用を推奨したい。
内々のプロジェクトメンバーだけのＭＬなら如何にも工夫できるんですけど、部門をまたいで営業・広報とかも入っていると、issue tracking system なぞ使いこなせないので。。
> 部門をまたいで営業・広報とかも入っていると、issue tracking system なぞ使いこなせないので。。
そんな難しいものじゃないし、営業や広報がそこまで無能だとは思えないので、単にやる気の問題だと思う。「issue tracking もできないような奴は業務効率化の邪魔になるから、成績評価を下げる」とかすれば、営業だろうと広報だろうと、ほとんどの人は使えるようになるよ。
営業や広報の偉い人が今までのやり方に固執していて、そういう指令を出してくれないってのは確かにそういう傾向あるとは思うけど。orz
何でもかんでも埋まるに任せて、あとであれどこ行ったと掘り起こすよりは比較的短い期限切って文書化促す方が組織の整合性保ったり、情報を適切に保存するには正しいやり方だと思う
自分はメールボックスから溢れたメールは無差別にローカルに保存してごみ屋敷にしてるけど、パソコンが急に壊れたら一緒に消滅だ
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計算機科学者とは、壊れていないものを修理する人々のことである
そんなもんじゃね？ (スコア:0)
メールシステムそのものは本来連絡手段であって、重要なメール（手紙）は別途保存って感じ。
そういう意味では６０日廃棄は情報セキュリティ的にも問題なかろうとは思う。
＃サーバーに残すって事は、郵便受けに郵便物を突っ込み続けている状態だからね、ぶっちゃけ
というのが数年前のお話し。
現在はクラウド運用による「ローカル保存による紛失時の情報漏えいを防ぐ」、
「物理的ロケーションに縛られずメール閲覧可能」が良くつかわれるようになったわけだ。
国家機関の重要な部門が外部の商業サーバーを積極的に使うというのはまあアレすぎる。
独自のシステムを持っててもおかしくない。がその更改費用とか運用とか考えて
クラウド前回な運用を前提としたシステムにするかどうかも微妙というか。
うちの会社も基本ローカル保存、サーバーには１４日、保存したＰＣは事務所から持ち出さない、
大事な用事はスケジューラーに突っ込めって感じだからね。
正直６０日も良く残してるわという感想。
Re:そんなもんじゃね？ (スコア:3, すばらしい洞察)
> うちの会社も基本ローカル保存、サーバーには１４日、保存したＰＣは事務所から持ち出さない、
> 大事な用事はスケジューラーに突っ込めって感じだからね。
> 正直６０日も良く残してるわという感想。
こんな非効率なことやってるから国際競争に負けるんじゃない？
うちの会社は仕事関係のメールはメーリングリスト化して永久保存、全文検索システムで検索可能にしてる。
これとは別に社員個人宛も全部サーバー側で保存してある。
当然バックアップも複数とってディザスタ・リカバリー用に遠隔地にも転送してる。
アメリカ政府はどうかと見てみると
https://mainichi.jp/articles/20180116/mog/00m/040/003000c [mainichi.jp]
> 米国では連邦政府の公用アカウントでやり取りされたメールは公文書とみなされ、情報公開請求の対象になる。
> 政府機関の職員が送受信したメールは、その職位や任務に応じて自動的に永久保存と一時保存に振り分けられ、永久保存のメールはＮＡＲＡに転送される。
ということで、一定の職位以上だと永久保存する方針みたいだ。
人件費に比べたら保存に必要な費用なんて誤差みたいなものなんだから、みみっちいこと考えずに全部保存でいいでしょ。
Re: (スコア:0)
やはり時代はオンプレへの回帰だね
クラウドの時代は終わる
Re: (スコア:0)
> こんな非効率なことやってるから国際競争に負けるんじゃない？
社会人の文章としてはあなたより元コメのほうが優れているけど、どうしてそう思ったの？
Re: (スコア:0)
国際競争に負ける程非効率なのは国会審議。
国会審議で因縁付けられないシステムは、相対的に効率的なのよ。
Re: (スコア:0)
>> こんな非効率なことやってるから国際競争に負けるんじゃない？
>
> どうしてそう思ったの？
以下のような理由からです。
・メールを全保存するコストは、人件費に比べれば誤差みたいなもの
・全保存、全文検索可能にすることによって、以下のような点でビジネス上のメリットが大きい
- 過去の経緯調査が圧倒的に楽になる
- 属人性も減る
- なんらかの問題が発生した際に顧客に提出するエビデンスにもなる
元コメントではわざわざ非効率なやり方を選択しているにも関わらず、あたかもそれが当然のようなとれる書き方をしているので、思わずツッコミたくなったわけですね。
Re: (スコア:0)
> 米国では連邦政府の公用アカウントでやり取りされたメールは公文書とみなされ、情報公開請求の対象になる。
> 政府機関の職員が送受信したメールは、その職位や任務に応じて自動的に永久保存と一時保存に振り分けられ、永久保存のメールはＮＡＲＡに転送される。
その制度を真似てるんだから、日本も同じだよ
だから、業務のために一定の猶予はあるけど最大限保存できるのが一年未満、それ以上の保存が必要なものは重要な行政文書と見なして一年、三年〜永久、と保存期限を決めて保管する義務が生じる
総務省が統括管理してるから、いったん登録したものを保存期限
Re: (スコア:0)
そういう会社にいましたが、未読メールの山をこさえてましたよ。
数日間出社しないと、PC起動したら未読メール2000通の世界。
クラウドなChatWorkでも導入してくれないかなーと思った。
Re: (スコア:0)
> 数日間出社しないと、PC起動したら未読メール2000通の世界。
それって権限委譲がうまくいっておらず、それほど関係ないメールが山ほど届いていたのでは？
トピックごとに issue tracking system に登録して、そのトピックに関係する人のみにチケット更新通知が届くようにすると、無関係なメールの山に埋もれることはなくなる筈。
（ただし、たとえ issue tracking system 使ってても、全員にメールが届くようにしちゃうと悲惨なことに）
こうすると、あまり関係ない人へのメールは減るし、そういう人でもチケットを見ればやりとりは分かるし、後から経緯を掘り起こしたくなった時もメールやチャットより楽なのでお勧めです。
チャットの利用自体はいいんだけど、後から経緯を調べたくなった時に困るので、必ずチケットとの併用を推奨したい。
Re: (スコア:0)
内々のプロジェクトメンバーだけのＭＬなら如何にも工夫できるんですけど、
部門をまたいで営業・広報とかも入っていると、issue tracking system なぞ使いこなせないので。。
Re: (スコア:0)
> 部門をまたいで営業・広報とかも入っていると、issue tracking system なぞ使いこなせないので。。
そんな難しいものじゃないし、営業や広報がそこまで無能だとは思えないので、単にやる気の問題だと思う。
「issue tracking もできないような奴は業務効率化の邪魔になるから、成績評価を下げる」とか
すれば、営業だろうと広報だろうと、ほとんどの人は使えるようになるよ。
営業や広報の偉い人が今までのやり方に固執していて、そういう指令を出してくれないってのは
確かにそういう傾向あるとは思うけど。orz
Re: (スコア:0)
何でもかんでも埋まるに任せて、あとであれどこ行ったと掘り起こすよりは
比較的短い期限切って文書化促す方が組織の整合性保ったり、情報を適切に保存するには正しいやり方だと思う
自分はメールボックスから溢れたメールは無差別にローカルに保存してごみ屋敷にしてるけど、パソコンが急に壊れたら一緒に消滅だ