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ビジネス

オフィス文書のレイアウト、どのくらい気を使う? 95

ストーリー by headless
大体はデフォルトのまま 部門より
sillywalk 曰く、

タレコミ人は社内文書をMS Wordで作成・配布していますが、高齢上司の指示でフォントサイズを11~12ポイント、行間倍率を1.35にして意図的に「文字デカ、行間スカスカ」とし、さらに本文は「丸ゴシックのみ」という素敵レイアウトで“老眼対策”をしています。個人的には「タイトル=ゴシック、本文=明朝」で無難にまとめたいのですが、上司の指示は無視できません。

しかし社内各所の文書を見ると、全文ゴシック(or明朝)だったり、やたら改行を入れたり、字下げ・ぶら下げ・インデントが無くひたすら“ベタ打ち”など、書き手のセンスにもかなりの個性が見られます。お客様への資料ではないので、それほど頓着する必要はありませんが、それでも多少は読み手を意識したレイアウトを心掛けたいものです。

さて、/.J諸氏は社内文書のレイアウトにどのくらい気を使うでしょうか。「紙文書とプレゼンではこう使い分けている」あるいは「これだけは絶対許せない」等々、皆さまのこだわりをちょっと教えて下さい。

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  • なんつーかWordとかExcelとか,
    プリンタ切り替えるだけでレイアウトが崩れるのが気にくわなくて,
    大枚はたいてPageMaker買ったのを思い出した。
  • せっかくスタイル機能があるのに、それを使わずにフォントやサイズを直接いじったり、手作業で改ページを入れてる文書はかなりイラッとしますね。

    「文章のこの部分は見出しのレベル1である」→「見出し1はゴシックのxxポイントで手前に改行を入れて表示する」→「だからこの部分はそう表示される」
    という、HTMLでいう論理構造と修飾の分離をしない・できない・知らない人は、正直プレーンテキストの世界から出ない方が幸せになれるんじゃないかなと思います。

    #多分こういう人にHTMLの解説を書かせると、「H1は文字を大きくするためのタグです」みたいな典型的ダメ解説になるんだろうなあ。

  • 紙(編集しにくいもの:PDF含む)に印刷するためだけなら何でも良いと思うが
    それでも多少は流用しやすい事を考える。
    計算するならExcelで、文書や画像だけならWordかPowerPointかな。
    データのまま使うドキュメント(複数人で加筆訂正する場合)は
    レイアウトが自由で弄りやすいPowerPointがほとんど。
    もちろんデータが主目的ならExcel。

    前はフォントやレイアウトに自分なりのこだわりを持ってドキュメント作りをやっていたけど
    過度なこだわりは生産性を落とすので、雑にならない程度で納得することにした。
    ドキュメントスタイルのリファクタリング機能があれば良いのに、っていつも思う。

    • 文書や画像だけならWordかPowerPointかな。

      「文書」って何?文章中心の文書?
      だとすると、文章中心の文書をPowerPointで、ってのは理解しがたいなあ。

      ドキュメントスタイルのリファクタリング機能があれば良いのに、っていつも思う。

      具体的には何をしたいの?

      親コメント
  • レイアウト?あんたのブラウザに聞いてくれって奴で。
    最大幅を40emにしたブロックを中央配置にするとか、特別な理由がなければ改行せずに段落使うとか、印刷する文書は中段落くらいで改ページ禁止くらいはしてるけど。

  • by OldNoviceWizard (42594) on 2011年10月10日 18時50分 (#2032375) 日記

    Proximity
    Alignment
    Repetition
    Contrast
    は押さえておくと便利。ちなみに下から順に重要。

    あとは読む相手次第ですね。

  • by alternative (23238) on 2011年10月10日 20時18分 (#2032412)

    稟議書やシステム変更などの申請ごとや、システム障害などの報告ごとは
    Webシステムに移行したし、議事録や手順書、セミナーレポートなんかは
    会社でフォーマットが決まっているし、それ以外ってそんな書く機会がないし

  • by Anonymous Coward on 2011年10月10日 13時45分 (#2032198)

    Excelを使う

  • by Anonymous Coward on 2011年10月10日 13時51分 (#2032202)

    老眼の人でも読みやすいように指示された、ってことは、普段のレイアウトは文字が細かすぎて見づらい、という読みやすさを考慮していないフォーマットだった

    と受け取れる書き出しですが・・・

    パワーポイントを使用した1ページで構成しなければならないものと違って、ワードによるドキュメントは、文字サイズを変更しても成り立たせることができるのが利点ではないのでしょうか?

    そんなわけで、文字サイズが変わったぐらいで破綻しないようなレイアウトで構成を考える、というのが解決策なのでは?

    • できる限り、そういう風な作りにしたいのだけど。紙という固定サイズのものに縛られていて、中途半端に2行だけ次のページに行ってしまうのが嫌だと思ったりしてしまうため、最後の最後に、1ページだけ行間をちょっとずつ詰めたり一部フォントを小さくしたりと、場当たり的なバッドノウハウとしか言いようのない方法で回避してしまう。

      LaTeX使ってもOpenOffice writer使ってもMS Word使っても、結局、似たような感じの、嫌な微調整を最後にしないといけない。使い方を分かってないからなのか、細かいことを気にしすぎなのか、どっちなんだろ。

      --
      1を聞いて0を知れ!
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    • 老眼の人でも読みやすいように指示された、ってことは、普段のレイアウトは文字が細かすぎて見づらい、という読みやすさを考慮していないフォーマットだった

      文書は、読んで欲しい人に合わせて作成せよ、って話なんでしょうが…

      読者は老眼の上司一人だけなのか、とか、その他にも大勢読者はいて、彼らは老眼ではない、とか、考慮すべき点はいろいろあるよね。

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      • 殆どの人が印刷志向だから、ディスプレイ上での見やすいレイアウトとかあまり考えてくれないんだよね。 自分の周りの場合、印刷を節約するため2UPがデフォ。そのためWordもPowerPointも2UPで印刷されることを前提とした文字サイズやレイアウトをする人も多いかな。
        親コメント
        • >殆どの人が印刷志向だから、ディスプレイ上での見やすいレイアウトとかあまり考えてくれないんだよね。

          うちの職場だと資料はほぼ印刷されません。
          打合せにはノートPC持ち込んでLANに繋いだり、人数が多いときはプロジェクターを用意して投射したり。
          身軽に動き回る現場や外での作業がある場合にそれようの資料を印刷するケースもあるけど、そう毎日あるわけでもないです。

          だもんでWORDはあんまり使わない。
          Excelをワープロがわりにして文字や写真をレイアウトする人は多いですね。
          総務系の人達はほぼみなさんそうしています。
          中にはそれをPDF化して社内MLで回してくる人も居ます。

          多くはベタにテキストで書いて。
          適当にインデントしたり、章ごとに改段したり。
          サブジェクトらしいのを手動センタリングや右寄せしてます。

          親コメント
    • by Anonymous Coward

      HTMLでユーザスタイルシート使うのが一番かと。

  • なので、作業が遅くなってしまうが、最初に章レベルだけ気にして、後で一括して章番号とかをつけるように少しは早くできるようにしていす。

    自分だけのメモの場合はメモ帳でplain text。

  • by Anonymous Coward on 2011年10月10日 14時42分 (#2032230)

    MD形式で書いておいてCSSでお好みに合わせる。
    というかPureテキストじゃないと管理なんかめんどくさいし、検索も外からまともに出来ないし良いことなんかちっともないです。

    #部署で書式が決まっていてもPDFなら通るとか言う事多くないですか?
    #どうしてもMSワードかExcelとか言われたら職を辞す方が健康に良いと思うのでAC

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