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Excelを正しく使うにはどうすれば良い? 214

ストーリー by hylom
自由度の高さがゴミを生む 部門より
あるAnonymous Coward 曰く、

三重大学・奥村晴彦教授が、「神的なExcelの使い方」について苦言を呈している

「ExcelをPDF書類作成ソフトとして使っている」ために、データの再利用性や入力ミスなどが発生して効率が落ちている、という話だ。確かに世の中Excel入門的な書籍や講座は多いが、データ的に美しい(再利用しやすい)シートの作り方の解説は少ないような気がする。Excelを「正しく」使わせるためにはどうすればよいのだろうか。

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  • by lcc (46023) on 2013年03月12日 13時07分 (#2341513) 日記

    それで問題の大半は解決する。

    紙に印刷したときの見栄えをよくする為の修飾がすべてを台無しにしている。
    表を紙一枚に納めるための位置調整、複数行への分割、過剰な書式設定。
    1シートへ複数表の詰め込み。
    ページ枠、作成者欄、承認印などを入れるためのセル結合。
    その他もろもろ

    • 画面でいくらきれいに調整しても紙に印刷したら溢れるときは溢れるってのが悲劇ですね。 億円単位のシステムの入札書類で気合いを入れて造ったはずのものですら、欄から溢れた文章が切れてるのを見たことがあります。
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      • Windows環境では既定のスクリーンDPIが96のせいでどうしてもそういうことになっちゃうんですよねえ。
        72か、それだと小さいようなら144に調整すれば印刷時のスケーリングで端数が出なくはなるんで、端数分が切り捨てられて表示幅が足りないってことはおきなくなるんですが。

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  • by Anonymous Coward on 2013年03月12日 14時27分 (#2341620)

    Excelプロトタイピング――表計算ソフトで共有するデザインコンセプト・設計・アイデア [oreilly.co.jp]などという本が出ているくらいなんで、
    方眼紙代わりとしてのExcelはもはや必需品と言っていいのでは。
    正しくない使い方を禁止するよりも正しくない部分を抽出して新しいアプリケーションを作った方が良いような。

  • by nci (34333) on 2013年03月12日 13時15分 (#2341523)

    勝手な推測なんだが、一太郎からMSOfficeに移り変わる過程で
    Excelの異常な使い方が増加した気がする。

    一太郎はWordと比較すると表や罫線が体裁の乱れが無く
    使いやすかったのは事実だと思う。
    MSOfficeに移行後、表や罫線を多用したドキュメントを作成する際、
    Wordでは一太郎ライクに作成することが出来ずExcelを使い始めたのではないだろうか?

    ##ロータス123とかで文書作ってた奴なんていなかった訳だし・・・

    • by Anonymous Coward on 2013年03月12日 15時39分 (#2341677)
      推測ではなく事実でしたね、うちの会社では。
      「A3見開き1枚を見て要点がすっと理解できるのが良い会議資料だ!」という信仰があったようで、「ある絶対座標の範囲にテキスト・図・グラフを置きたい」という強いニーズがありました。一太郎が社内標準ソフトでなくなった後、それの実現はWordよりExcelの方が簡単でしたので、そうなりました。
      現在はA4縦での資料作成がルールになりましたのでA3見開き資料自体を見なくなりましたが、「方眼紙Excelのファイル」はまだまだ目にします。
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  • ・どこかのバージョンから「DTP機能搭載!」と謳い始めた
    ・1-2-3&一太郎モデルが安かった
    ・Officeプリインストールモデルしか売らなくなった
    ・Excelに移行
    ・Excel悪者  ←イマココ

    でも、罫線の位置調整や印刷後の見栄えばっかりに時間取られてるのって、
    傍から見ると残業代稼ぎの為の馬鹿にしか見えないよね。

  • これくらいしかないんじゃないだろうか

    表示シートのデータはあくまでデータシートを参照するというスタイル。
    WEBでいうところのHTMLとCSSみたいな感じでしょうか。

    • データシートでの素材のサイズ変更を禁止してほしいですね。新規ファイルのデータシートに今まで通り入力すると整形モードの書類にはWordの中に表一枚貼りつけたようなのが出てきて、それを調整。全部.xlsxの1ファイルに収まってて、ツールでデータだけ抜ける。

      # そして新Officeがその仕様で発売、旧バージョンのライセンス発行がすべて停止
      # 「データ入力モードのまま正確に印刷するにはどうしたらいいですか?」「セル幅や色などが変えられないと
      # 業務ができません。どうしたら変えられますか?」みたいな質問で知恵袋が溢れる地獄絵図

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  • 日本の役所は書類の体裁にこだわる。書類は記入する項目ごとに枠が引かれている。だから書類がPCになっても、枠を複雑に駆使した書類が置き換えられるのはWordではなくExcelの方。役所ではExcelをスプレッドシートのような用途では使わない。Excelは、あくまで書類である。奥村教授の苦言は「役所のはExcelじゃない、書類だ」という所を理解していないように思われる。ここを変えるには、末端の役人に苦言を言うのではなく、トップの方に苦言を言わなければなるまい。上司が変態的なアウトプットを要求しているのだから、部下がそれに応えるのは当たり前。
    一部企業のパワポへの執着も、同様の理由。上司or経営陣が、飛んだり跳ねたりする芸術的デザインのパワポでプレゼンしないとせっかく収益の柱になりそうな新規事業提案も冷遇される、なんて事が続けば、部下はパワポ職人になる。営業部門がクライアントに魅力的なパワポでプレゼンする事を求められ、パワポの技量がやけに上がるというのは仕方が無いが、営業畑出身者がトップになって、営業時代の「病的に凝ったパワポがあたり前」の発想のままだと、全社が一気に「パワポ職人にあらずんば社員にあらず」になってしまう。いったんそうなると、トップが替わっても文化が残る。パワポ禁止令とか、飛んだり跳ねたり禁止、として意識を変えないと。
    役所の神Excelも、上が変わらないとダメでしょう。「神Excel禁止」とするとか、ブラウザで入力して電算機処理を前提に…と言いたい所だが、e政府はどうなったかな。

    ところでExcelは印字するとズレるという意見があるようだが、LibreOfficeのCalcは枠をミリ単位で指定できるので(Excelは不可能)印字して試行錯誤の地獄を味わう必要は無い。
  • by Ryo.F (3896) on 2013年03月12日 12時37分 (#2341485) 日記

    計算が必要なもの以外には使わせない。

    データ的に美しい、なんて高い目標は、その後だろうな。

    • by Anonymous Coward on 2013年03月12日 13時05分 (#2341509)

      衆議院サイトから、日本の成立法律を全部ぶっこ抜くときにExcel VBAでやった。数値データに限らないんじゃない?

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      • by Ryo.F (3896) on 2013年03月12日 14時14分 (#2341605) 日記

        数値データに限らないんじゃない?

        もちろん数値データには限らない。文字列の連結や部分文字列の抽出だって立派な計算である。単純な参照も計算だと言えなくもない。

        ただ、法律文を抜いてくるだけなら、Excelを使う必要は無い。出力結果は、テキストファイルでも良いはず。
        法律文は、それなりの文章構造を持っているので、文章構造を扱うのに適したソフトウェア・ファイル形式を選ぶべき。XMLを選んでもいいし、出力体裁まで気にするならMS-Wordを選んでもいい。しかし、MS-Excelは適切ではない。

        自分で使えるツールがExcel VBAしかない、というなら仕方ない話だが、不適切さを理解していないのでは、その後の成長は期待できない。

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    • by jizou (5538) on 2013年03月12日 19時16分 (#2341871) 日記

      "文書(データ)を利用する人への配慮" が足りないのだと。

      お役所に行って、文書をコピーしていた時代からすると、かなり進歩したと思います。
      次は、"何のためにそのデータを公開するか" を考えて欲しい。

      段落ごとに文書のスタイルを決められる、Wordの便利な使い方を知っている人は意外と少ない。
      長文を書かないとわからないかもしれませんが...

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    • by sindobook (35700) on 2013年03月13日 13時13分 (#2342437)
      文字列を置くだけでもあなたの計算機は計算しています。
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  • エクセルがDTP機能が未熟すぎるから勘違いされて文句を言われるのじゃないかな
    AppleのNumbersとかはあきらかにDTPを意識したソフトだけど、エクセルもグラフィカルな表を作成するDTPソフトとしてちゃんと進化して、データ利用をしたい時はCSVで出力する、あるいはちょっとしたスクリプトを通してスクレイピングしてCSV出力するという方式にすれば双方(事務方、技術方)仲良く使えるのでは?

    リンク先で、e-statにケチつけてるけど、あれもエクセル出力とは別にデータ成形してCSVでダウンロードできる機能がついてるのだから、エクセル出力はあくまでもグラフィックとして考えるべきなんじゃない?

    • エクセルがDTP機能が未熟すぎるから勘違いされて文句を言われるのじゃないかな

      そもそもMS-Excelにとっては、DTPはスコープの外なのでは?
      もし、DTPがスコープ内であれば少なくとも、WYSIWYGを実現すべきだろうけど、未だにそれは実現されていない。
      そもそも、好きな色を選ぶ機能だって、あんなのじゃDTPを標榜するのは無理でしょう。

      後方互換性の問題もあってそうなってるんだろうけどねえ。

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      • Excelのセル内の文字について、画面だと表示されていても印刷だと見きれる件について、ExcelはDTPソフトではないからと言う理由でリジェクトされ続けてると言う噂を聞いたことがあるなぁ…。
        事実だかわからんのですが。

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        • かつてMS Pゴシック11ptが標準フォントだったことも、被害を拡大したように思います。
          あれがMSゴシック9ptだったら表示上の文字ピッチの不均等に振り回されることもなく、また75%縮小表示をベースに作業する人も少なかったのではないかと……。

          #まあ、それでも見切れることはある。

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  • by Anonymous Coward on 2013年03月12日 16時10分 (#2341692)

    これに尽きると思います。元記事でのひどい使い方は、作った本人が表面的に見えてない世界のことを意識できてないからこそ。

    画面と紙に現れる二次元の世界しか見えてない。ただひたすら目の前の二次元の世界を完成させることだけに必死になってるだけ。再計算/並べ替え/グラフ作成という三次元の可能性、データがどこから来てどこへ誰の元へ行くかの四次元の流れが想像できない。そもそもソフト自身のコンセプトもわかってない。(単位は書式で付加するのが本来の使い方です。)
    もはやこれは操作スキルというよりも、「思いやり」とか「論理思考能力」の範疇じゃないかと。

    日本のほとんどの「Excel使えます」って人たちがそのレベル。企業や役所もそうですが、小手先の操作手順の習得に時間を割いて、ネ申Excelを教えてしまってるパソコン教室やITリテラシー教育のほうもどうにかしなきゃいけないようです。
    /*
    強く意識したのはある大学の文系学部生にグループでレポート作らせたものというWordファイルを受け取った時。グループにはひとり中国人留学生がいてWordのアウトライン機能を使ってつくっていたものの、取りまとめた日本人学生は全く気づかずみんなの文章をくっつけていたという痕跡を見つけたのです。何気なくアウトライン表示を見たら中国人担当箇所のみきれいにツリーになっていました。
    */

  • by Namany (19002) on 2013年03月12日 16時50分 (#2341731) 日記

    てっきりこういうのかと。
    http://matome.naver.jp/odai/2136288444614693501 [naver.jp]

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