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チャットツールのやりとりを公文書として中央官庁職員に保存を義務付け、スクリーンショットや貼り付けで 37

ストーリー by nagazou
流出しやすくなりそう 部門より
内閣府は27日、中央官庁職員がチャットツールを使用してメッセージの送受信やファイルの共有を行う際に、そのやりとりを公文書として適切に保存するルールを決定した。このルールでは、政策の企画立案などに関わるやりとりは保存期間1年以上の行政文書扱いとなる。これにより、スクリーンショットや別の文書作成ソフトへの貼り付けを通じた保存が義務付けられる(毎日新聞)。

内閣府の調査によれば、国の49行政機関のうち45機関がMicrosoft Teamsなどを利用。多くは日常的な業務連絡だが、一部には保存期間が20年に及ぶ国会答弁なども含まれていたとされる。各省庁からは、チャットツールは業務効率化のために使用されているため、ルール策定が非効率にならないようにしたいとの要望も寄せらた。しかし、内閣府はルールを使い方を制限するのではなく、必要な場合にしっかりと保存するためのものであると強調している。
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  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 13時36分 (#4555135)

    プログラムの変更履歴だって変えた事実と内容と「なぜ変えたか」を
    書くべきと思ってる私ですが、

    > スクリーンショットや別の文書作成ソフトへの貼り付けを通じた保存が義務付けられる

    ひと仕事終わって気合の入ったまとめ文書を作る際には 経緯を記述するのに
    関わったメールから引用して文書作成し、エビデンスとしてメール生テキスト
    ファイルを添付したりするから履歴の保存と継承のためには当然とは思うが、
    忙しいとそんな機会は なかなか無かったりはするんだよな。
    # 関わった周囲の人間はみな知っていることなので今現在は誰も必要としてないから

    ただ「PC入れたら(便利だけど)効率悪化」にならないことを祈る。

    • by Anonymous Coward

      プログラムの場合は変更理由だけでいいと思うけど、行政の場合意思決定までの過程も大事だから、一部だけ切り出したのでは不十分では?
      プログラムで例えるならいろいろ試行錯誤で試した内容全てを記録する感じ(githubのプルリクとかで残してると1つのコミットにまとめてくれって言われる内容)

      今まで全く保存されてなかったことからすれば、少し保存するだけでも当然の変更ではあるんだろうけど

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 12時09分 (#4555088)

    Teamsの無料版の制度移行の時に、旧無料版ログを保存する方法探してる時に、監査用にチャットログ保持/ダウンロードする方法があった。
    法的に必要な人向けっぽかった。そういう需要あるのだなーと思ったのだけど、データ移行には向かないので詳細までは調べなかったなぁ。

    そういう、監査や公文書保管用の機能も、チャットソフトには求められるようになってるんだろうね。
    ソフト側に機能があれば、スクショ取るとかいうアナログ(w)な手法はとらずに済むので、上手くやって欲しいもんです。

    • by Anonymous Coward

      米国サービスだと、e-Discovery(日本だと電子情報開示と訳される事が多いと思う)で訴訟用の証拠保持に対応してるからかと。
      企業向けクラウドサービスなら大抵対応してると思う。

      • by Anonymous Coward

        米国向けに輸出してるメーカーなら、既にその手のは入ってない?
        昔ならサーバーとストレージ庫が旅立って行ったという話は聞いたことがあるが。

    • by Anonymous Coward

      ニュースでスクリーンショットとか言ってたので、そのまんまの意味かそれともデータを保存することを分かり易く(?)言い換えたのかどっちだろうと思った。
      広報や報道機関による言い換えで意味不明になることってよくあるからね。

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 12時10分 (#4555089)

    電話も過去からすべて録音して保存することが義務付けられていたのだろうか?

    • by Anonymous Coward

      それも今後は義務づけた方がいいと思うけどね

    • by Anonymous Coward

      > 電話も過去からすべて録音して保存することが義務付けられていたのだろうか?

      以前から、会議などでの発言は、書き起こされ議事録として保存されています。
      たとえば国会の議事録はネット上で公開されていて、全文検索もできるようになっています。
      https://kokkai.ndl.go.jp/#/ [ndl.go.jp]

      しかし書き起こしには膨大な人手、つまり税金が使われています。

      これからは会議自体がオンライン化され、電子化されていきます。
      それに合わせて議事録なども柔軟に効率よく作成しましょうのは、至極当然な流れだと思います。

      • by Anonymous Coward

        >たとえば国会の議事録はネット上で公開されていて、全文検索もできるようになっています。

        野次も記録されてるのかな。
        https://mainichi.jp/articles/20191107/k00/00m/010/236000c [mainichi.jp]

        • by Anonymous Coward

          ちょっと検索してみたところ、やじ(不規則発言)の内容までは
          不明ですが、不規則発言があったことは書かれています。
          例えば、最近では

          第211回国会 衆議院 予算委員会 第12号 令和5年2月17日
          において、以下のように記されています。
          ここでは不規則発言者が誰かもわかってしまいますね。

          080 松村祥史

          ○委員長(松村祥史君) 皆様に申し上げます。
           不規則発言は……(発言する者あり)杉尾委員、不規則発言は控えていただきますようにお願いをいたします。
           関連質疑を許します。田名部匡代さん。

    • by Anonymous Coward

      銀行、証券会社等の窓口業務では電話はすべて録音されています
      それと同じことは官庁でもすでにやっているか、やろうと思えばすぐ出来ることなので義務化されても何の問題もありません

      • by Anonymous Coward

        > 銀行、証券会社等の窓口業務では

        この場合は窓口業務以外がどうなのかを引き合いに出した方がいいのでは?

      • by Anonymous Coward

        銀行、証券会社等の窓口業務では電話はすべて録音されています
        それと同じことは官庁でもすでにやっているか、やろうと思えばすぐ出来ることなので義務化されても何の問題もありません

        全部の会話、全部のチャット等保存するのにいくらかかるか・・・とんでもない金額になるはず。

        • by Anonymous Coward

          音声ファイルって軽いですよ。1分1MBもない。圧縮したり質が低くていいならもっと少ない。
          映画館で流れるような超高品質のやつだと1時間1GB以上ありますが。
          あとは使うシステムの契約価格によるんじゃないですかね。

          • by Anonymous Coward

            電話会社も複数あるし、携帯電話も衛星電話もある、内線もある。
            県庁だけで数万人とか職員いるから1GBもすぐでは?
            市町村長や各省庁にも設置したら相当じゃないかな。

    • by Anonymous Coward

      電話は公文書ではないから。
      FAXは公文書になるのもあるだろうけど。

      でも、官僚の皆さんは政治家からのヤバイ命令を言われることもあるので録音はしてるんじゃないかな。
      録音を残していないと公文書偽造の罪を負わされて、自殺に追い込まれちゃうこともあるし、命がけです。

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 12時14分 (#4555091)

    アメリカや中国、ロシアに「すいません、傍受してるチャットツールのlogを
    見せてもらえませんか?」と頼めば一通り出てくるんじゃないかな?

    • by Anonymous Coward

      保存するってことは漏洩リスクも上がるのは事実だな

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 12時34分 (#4555102)

    送信されたものをPDFなりに強制変換して保存くらいimagemagikあたりかませば行けるだろうに

    # 保存し忘れちゃいましたーができることが大事なんかね

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 12時45分 (#4555107)

    前日シュレッドしました
    スクショした元画像を黒塗りして元に戻せません←New!

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 12時51分 (#4555111)

    を完璧にしてデジタル庁にでも作らせたら

    • by Anonymous Coward

      デジタル庁自体が、その、なんだ、言わせんな恥ずかしい。

      • by Anonymous Coward

        そのこころは、
        「恥ずかしいデジタル庁」
        # あれ?大体あってる?

    • by Anonymous Coward

      デジタル庁はエンジニアじゃないぞ
      どっちかっていうと「要件定義を完璧にする」じゃないか

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 13時33分 (#4555132)

    検索がだめってことかな。

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 14時45分 (#4555178)

    各官庁はISO9000の認証を取る方が先だろうよ。

  • by Anonymous Coward on 2023年10月30日 16時25分 (#4555259)

    画像な上に、手動って。デジタルデジタル言ってるのに頭はコピー機の時代のままだなw
    なぜ全てのやり取りをサーバーで保管しない?
    まさかログにアクセスできない様な外部サービス使ってるとかないよね?

    しかも保存期間最低1年って。
    ほとんどテキストデータなんだからせめて10年は保存しようよ。
    大学のどうでもいいテストですら5年は保存してるんだぞw

    • by Anonymous Coward

      もう少しものを考えてからコメントしろ
      「期間1年」にしておけば、年またぎ・年度またぎの少し前の記録を削除しても運用ミス・凡ミスで済ませられるだろうが
      あとは冷静に「制度上・規約上は問題無い」コメントでもばらまいとけば、多少の誤り指摘の声は短期間で埋没するんだ
      分かったか

    • by Anonymous Coward

      既に導入済みのクライアント管理システムの機能を使えばスクリーンショットの記録と保管が簡単にできるからでは?
      求められてもいないのに、いろいろなシステムからログ取り出して保存するシステム構築するのは労力とコストの無駄ってのはある。

      • by Anonymous Coward

        まさに国会で言い訳として答弁されそうな内容だな。

        手動のどこが「記録と保管が簡単」なのか。
        「コストの無駄」は役人がいちいち手動で保存する手間の方でしょ。
        「求められてもいない」かはその時になってみないとわからない。不都合な証言の記録がない言い訳をされても困る。

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身近な人の偉大さは半減する -- あるアレゲ人

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