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ファイル名の規則性を支店の経理担当者に伝えて運用してみたのですが、ドキュメントをよく読まずにうろ覚えでファイル名を記載する事例が後をたたなかったので、人力ファイル名変更は諦めて、ファイルから読み込んだ情報を元にファイル名を生成するプログラムを書きました。大企業なら「うちに見積もり請求を出す場合には決済システムを通せ」とか「決まった書式で見積請求を出せ」って言えるんですけど。あと、ファイル名をただ書き換えるだけの地味さなので、普通の人にはまったく苦労が伝わりません。
うちはファイル名ではなくてフォルダ構成で対応しました。
\\部門名\取引先名\日付\金額\
というフォルダに、見積書とか請求書とか領収書など人間が識別できるような名前のファイルを格納してもらっています。
部門名フォルダまでは管理部門で作成し、それ以下のサブフォルダは現場部門で作成してもらいます。
これだけだと誰でも変更削除できてしまうので、経理部門がこのフォルダからデータを取り出して経理システムでタイムスタンプ付与して経理システム内に取り込みます。
このフォルダ体系は現場部門と経理部門との橋渡しができれば良いと割り切りってます。
いまのところ運用できていますが、継続できるかどうかはあと半年から１年くらい経ってみないとわかりませんね。
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日本発のオープンソースソフトウェアは42件 -- ある官僚
対応処理しました (スコア:1)
ファイル名の規則性を支店の経理担当者に伝えて運用してみたのですが、ドキュメントをよく読まずにうろ覚えでファイル名を記載する事例が後をたたなかったので、人力ファイル名変更は諦めて、ファイルから読み込んだ情報を元にファイル名を生成するプログラムを書きました。
大企業なら「うちに見積もり請求を出す場合には決済システムを通せ」とか「決まった書式で見積請求を出せ」って言えるんですけど。あと、ファイル名をただ書き換えるだけの地味さなので、普通の人にはまったく苦労が伝わりません。
Re:対応処理しました (スコア:1)
うちはファイル名ではなくてフォルダ構成で対応しました。
\\部門名\取引先名\日付\金額\
というフォルダに、見積書とか請求書とか領収書など人間が識別できる
ような名前のファイルを格納してもらっています。
部門名フォルダまでは管理部門で作成し、それ以下のサブフォルダは
現場部門で作成してもらいます。
これだけだと誰でも変更削除できてしまうので、経理部門がこのフォルダ
からデータを取り出して経理システムでタイムスタンプ付与して経理
システム内に取り込みます。
このフォルダ体系は現場部門と経理部門との橋渡しができれば良いと
割り切りってます。
いまのところ運用できていますが、継続できるかどうかはあと半年から
１年くらい経ってみないとわかりませんね。