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ビジネス

オフィスで働く人の多くが必要なファイルを見つけ出すのに苦労しているという調査結果 155

ストーリー by headless
発掘 部門より
情報管理プラットフォームを提供するM-Filesの調査によると、オフィスで働く人々の多くが必要なファイルを見つけ出すのに苦労しているそうだ(プレスリリースBetaNewsの記事)。

調査は世界9か国のオフィスワーカー1,500人以上を対象に実施されたもの(ただし、リストアップされているのはオーストラリア・オーストリア・フィンランド・フランス・ドイツ・ニュージーランド・スウェーデン・スイス・英国・米国の10か国)。回答者の所属組織は官民を含み、中小企業から大企業まで幅広い業界におよぶ。

回答者の83%は既に存在する文書を見つけられず、作り直しを余儀なくされた経験があるという。また、45%は文書や情報を探し出すのが難しく、時間を要すると感じており、96%は文書やファイルの最新版を見つけるのに何らかの困難を感じているとのこと。エンタープライズコンテンツ管理(ECM)ソリューションの導入率は平均24%と低く、米国では22%に過ぎないとのことだ。

これらはM-Filesの2019 Intelligent Information Management Benchmark Reportの一部で、リポートの閲覧には登録が必要となる。ただし、リポート自体はまだ公開されておらず、登録すると公開時にリンクが電子メールで通知されるとのこと。スラドの皆さんは仕事に必要な文書やファイルを職場で見つけるのに苦労したことがあるだろうか。
  • by annoymouse coward (11178) on 2018年12月09日 19時51分 (#3530092) 日記

    Windowsはファイル検索機能が貧弱です.
    ファイルを見つけるのに苦労している,のではなく
    検索機能が貧弱なWindowsを使ってるから苦労しているのだと思います.

    例えばキーワードを元にファイルを探す場合.

    macOSならOS標準の Spotlight で検索すると候補の一覧がすぐに出てきて
    特にアプリを起動しないでもファイルの中身をプレビューできます.

    Linuxだと grep とか find を駆使すれば…というのは冗談で
    今なら recoll [lesbonscomptes.com] 辺りを使えば
    GUIで *.pdf でも *.doc でも大抵のファイルは検索&プレビューできます.

    Windowsしか使ったことが無い人は,
    一度 splotlight なり,recollのようなファイル検索ツールを試すべきだと思います.

    フォルダを沢山作っていちいち分類したり,バージョン管理をファイル名で行ったりと
    色々工夫しなくても,まともな検索ツールを使えば必要なファイルは直ぐに見つかります

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  • by KuroButa (37060) on 2018年12月10日 12時57分 (#3530372) 日記

    ファイルが文書ならまだマシだと思います。
    旧建設省の仕事をやっていたとき、同じ様な図面が大量にあり、どれが正直生きてるのかが分からなくなり混乱しました。実際にファイルを開いて、図面上の数値等を1つずつチェックしたりもしましたが、それにもまして請負者、監督者、官庁により使用ソフトが違うので拡張子もことなり、標準フォーマットにコンバートしたらあちこち化けるわで、酷い目に会いました。
    その点、旧運輸省側は皆さん揃ってAutoCADでやっているのでラクでしたわ。

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  • 仕事の出来る人はファイルの分類がうまい。

    私が1年前に作成した書類が会議中に必要になって、
    「あれはメールで送ったよな」とかメーラーの Sent を検索している間に
    相手ローカルの整理先フォルダから先に取り出されたときは情けなくなりました。

    探す時間、迷う時間(これは最新か?)っていうのは実に無駄なものです。

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  • 新しいファイル(3)

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  • by Anonymous Coward on 2018年12月09日 21時45分 (#3530157)

    編集中のファイルの名前を動的に変えられるようにしてくれるだけで
    閉じたり開き直す必要なく適切なファイル名に変更可能になりますよ。

    こういう些細なことの積み上げで便利になっていくのだが
    進化が止まったOSでは業務の改善は難しい。

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  •  職場でファイルの分類規則みたいな物があるけど、ディレクトリとかファイル名だけ見ても中身が想像できないので(担当者名でファイル作るとか・・)、そのままだと結局中身を見る必要があるし、同じファイルでバージョンがいくつもあったりして地雷原みたいになってる。
     なので、私は自分用の業務マニュアルを作る際、onenoteに作業の流れ・根拠とかまとめて、関連ファイルのリンクを埋め込んでます。
     こうしておけば手順を確認しつつ、必要なファイルをすぐに開けるようになる。
     で、年度毎とかの作業ログも一緒に記録しておけば、次年度、それを見ながら作業できるので楽。
     onenoteが便利なのは、標準機能として画面のハードコピーがとれること。前は一太郎を使っていたけど、画面のハードコピーをとるのが面倒なのでonenoteに切換た。
     途中の計算結果とかハードコピーできるので後から見直しがしやすい。

     本当は標準の作業マニュアルがあって、それに職員が自分用のメモをつけられるような感じの物があればいいんだよね(これって本来のグループウェアの使い方?)。
     で、有用なメモは公開して共有できるようにするとかできれば業務の効率化ができそうな気がする。
     私のところのグループウェアはお知らせ帳とメールぐらいにしか使われていない。

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  • by DanDaDan (47296) on 2018年12月09日 22時56分 (#3530176) ホームページ 日記

    これを導入したおかげで、行方不明の資料大量発生中。

    導入したヤツ、責任取れ。

    --

    “人生の大半の問題はスルーカで解決できる...

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  • by Anonymous Coward on 2018年12月09日 19時29分 (#3530073)

    Excelで書類を作るから。

    # 偏見との指摘は認める。

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    • by backyarD (36899) on 2018年12月10日 10時22分 (#3530307) 日記

      なんかもうExcelは話題に出しただけで喧嘩になるので、「ネット上でExcelの話題と
      キノコタケノコの話題は避けましょう」という啓蒙活動が必要な気がしてきた(笑)

      ま、Excelに限らずだけど「探しやすく整理することに無頓着」だったりするという傾向と
      「何でもかんでも手近にあるExcel、道具の種類に無頓着」という傾向はかぶるかもしれないですね。

      実際、何でもかんでもExcelに貼り付けて保存する人種は存在するので、そうういう人の
      フォルダーは名前のセンスが悪いともう「開けてみないと&シートを全部探さないと分からない」
      になりがち。

    • by nemui4 (20313) on 2018年12月09日 19時44分 (#3530083) 日記

      それで作られたExcelファイルをCIFSファイルサーバーのどこに保存しているのかがわからなくなる・・・
      だいたい、部署ごとに保存ルール決めてるけど組織変更や移動で毎度ご破算。

    • by Anonymous Coward

      エクセルやスプレッドシート系のソフトに書類のテンプレはどこの国でもあるけど、なんで海外のことを何も知らずに日本だけの悪い習慣と言い切ってしまうの?

  • by Anonymous Coward on 2018年12月09日 19時33分 (#3530077)

    ノーツからSharePointに移行したんですが、文書ファイルの検索がまともに動かない感じ。
    DB上のダミーファイルのようなモノが検索に大量ヒットして、普通の文書が底に埋没してしまう。
    ファイル名だけで検索できれば良いんですが、なんだか勝手に文書の中身まで検索対象にされてるような?
    もう使いづらくて、普通の共有ドライブでいいですと言いたい。
    でもSharePointにしてすごく経費節減できましたとかニュースリリースだしちゃったので引っ込み付かないという。

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    • Re:sharepoint地獄 (スコア:4, 参考になる)

      by Anonymous Coward on 2018年12月09日 23時12分 (#3530188)

      ファイル名で検索したいなら 「名前:検索したい文字列」でできる。
      この記事とか参考になるかも
      http://sp.ch.nicovideo.jp/iorin/blomaga/ar169613 [nicovideo.jp]

      • by eigen (34018) on 2018年12月10日 13時22分 (#3530382)

        昔、確実に存在するファイルが検索でヒットしないから原因を調べてて似たようなサイトを見つけて驚愕した記憶。
        未だにWindowsってファイル名で部分一致検索したいだけなのにこんな構文書かないといけないのかと。
        しかも日本語で「名前:〜」とか日本人向けの気遣いなのかも知れないがすごく微妙。

    • by Anonymous Coward

      ツールの移行前に、ちゃんと検証しないのが悪いのであってSharePointが悪いのではないだろ…

    • by Anonymous Coward

      MSのはOutlook始め検索がgdgd過ぎて使い物にならないね

    • by Anonymous Coward

      検索除外とか設定してないの?知らんけど。

  • by Anonymous Coward on 2018年12月09日 19時49分 (#3530088)

    以前イントラ向けのインデックスサーバ商品化してたよね

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  • おじいちゃん、それは今朝ゴミ箱に入れたでしょう。まだ燃えるゴミには出してませんよ。

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  • by Anonymous Coward on 2018年12月09日 19時59分 (#3530098)

    ○○○最新(6).docx

    # お偉い人ほど阿呆なのはいかんともしがたい

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  • by Anonymous Coward on 2018年12月09日 20時07分 (#3530100)

    それより、メールの整理方法で良いのないですかね。検索かけても所望のメールがなかなか出てこないんですよ。
    ちなみに、私は、日付+要約のフォルダ名で作って、そこにファイル突っ込んでます。日付でソートされるので、だいたい見つけられます。

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    • by eigen (34018) on 2018年12月10日 13時29分 (#3530386)

      メールクライアントにもよるんだろうけど、やり取りを残すために
      全てのメールで前の内容を引用する風習があって、
      引用の中身がいちいちヒットする場合があって凄く検索がしづらい。
      あと、逆に返信を繰り返してるメールを見やすくするためなのか、
      やり取りの途中が省略されて表示されることがあって、
      その部分が検索でヒットしてるのかしてないのかわからないこともあるし。

    • by Anonymous Coward

      メールの検索のためだけにSSDにする価値があると思うよ。(というかしている)
      もちろん、明らかに不要なものは即消してはいるけどね。

      ただ、タイミングがよくわからないけど、Outlookが時々インデックスを初期化してくれるのですごくイラッとくる。

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ハッカーとクラッカーの違い。大してないと思います -- あるアレゲ

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