新人に教えるべきビジネスメールの注意点 195
ストーリー by hylom
機種依存文字やHTMLは最近あまり気にされない気も 部門より
機種依存文字やHTMLは最近あまり気にされない気も 部門より
最近の若者は電子メールをあまり使わないと言うことで、日経xTECHが「新入社員はメールが書けない、基礎から教えないとトラブルに」という記事を公開している。
新入社員に教えるべき内容としては、「件名の付け方」「本文の書き方」「署名の入れ方」「To/Cc/Bccの違い」といった基本的な話から、「機種依存文字を使わない」「HTML形式を使わない」といった話も紹介されている。
基本は相手の立場に立って考えればよい (スコア:5, すばらしい洞察)
・大事なこと、相手にしてほしいことは、書き出しから３行以内に書くこと。
・多くの人に送るときは、Reply-To:を適切に使うこと。
・感情的なメールには時間をおいてから返信すること。
・アドレスはできるだけ手打ちを避けること。
本文の冒頭30-40文字に結論を早く書くべき (スコア:4, すばらしい洞察)
今の時代に合わせて作法を変えた方が仕事の効率が上がるのでは？
iOS, Android両方、メール本文の冒頭30-40文字あたり受信トレイで見えますよね。
（パソコンのメールソフトでも同様）
この冒頭30文字に要件がまとめてあるとメール読む側は助かる。
本文最初で「田中一郎様 平素よりご愛顧....」の挨拶文はやめて、
本文すぐ「来週打ち合わせ日時変更お願い、 10日を11日にできますか」と要件を書いて欲しい。
件名は「臨時休業のお知らせ」よりも「5月25日臨時休業」の方が結論がわかってありがたい。
（相手の立場を考えつつ）読み手の時間を奪わないメール書いて欲しいと思います。
Re:本文の冒頭30-40文字に結論を早く書くべき (スコア:3)
＞メールの最後まで読まないと自分への指示があるかどうか分からないのですねこれが。
私はメールクライアントに Becky! を使っているのですが、メール本文中に自分の名前がある場合に、一覧表示で色ラベルが付くように設定しています。Subjectが自分に関係なさそうなmailでも、自分に言及されているか否か本文を読む前に解るので、便利ですよ。
お使いのメールクライアントで同様の機能があれば、試してみてください。
theta
Re:基本は相手の立場に立って考えればよい (スコア:1)
>基本は相手の立場に立って考えればよい
一番期待出来ない事のような…
Re:基本は相手の立場に立って考えればよい (スコア:1)
意地でも読まない様にしている
注意点 (スコア:3, すばらしい洞察)
『ネットで見かけた注意点やマナーを鵜呑みにしない』
とかじゃないかね。
作られた謎マナーに踊らされるな、的な話もあるけど、
電子メールなんてまだ数十年しかたってない上に、その間に状況が大きく変動してるので、
ちょっと昔の常識が現在の非常識だったり、あるいはその逆だったり。ってのが多すぎる。
黎明期マナー (スコア:2)
・お礼だけのメールを出してはいけません
・そのために文末には AtDhVaAnNkCsE と入れましょう
最初に本でメールのマナーを見たときには実際に載ってたと思う
メールの書き方って (スコア:1)
常識の範疇なんだろうか。
上の人間も結構時間かけてメールやウェブの使い方を
試行錯誤しながら覚えた人が多いと思うんだけどねぇ
昔はtoに100件以上アドレス貼ったメール飛ばしてくる人もよくいたし
社内cc で＠以降を省略してるアドレスが付いてて返信でエラーになったり
結構良くあったしなぁ。
Re:メールの書き方って (スコア:3, すばらしい洞察)
過去に先人が苦労して試行錯誤した経緯を
伝えていかないから新人が育たないわけだが。
教育ってのは、既にある技術を後輩に伝えてこそ。
無かった頃と同レベルな後輩がいるってのは先輩が糞。
教育せずに後輩が育つなんてことは無いし、
教育された人間が入ってくるなんて高望み以外の何物でもない。
教育したのに育たない？指導力不足なだけだ。
育てたのにやめちゃった？人望が無いだけだ。
後輩のせいにする前に自分を先ず見直せ。
Re:メールの書き方って (スコア:1)
スネールメールなんて言い方あるんやね
＃昔は郵政省メールって言ってた。
Re:メールの書き方って (スコア:1)
> スネールメールなんて言い方あるんやね
> ＃昔は郵政省メールって言ってた。
snail mail のほうが多分昔からある言い方。
てか、「郵政省メール」とか日本限定だし。
半角カタカナ (スコア:1)
メールと言えば半角カタカナは禁止ってのは有名、いやかつては有名だったが…。
今もそんな処理系残ってんのかな。
自分の名と所属を名乗れ。相手がだれか確かめろ。相手（自分）は誰に対して話したがっている？ (スコア:1)
タイトルの要素がメールヘッダ見ても実はよくわからないのがメールや旧来の電信システムだったりする。
十数年前、大学生だと「一人一つガラケー」が標準化して数年たったころ
一方長年の伝統で大学の研究室には固定の内線電話があって
研究室スタッフ呼び出しはそこから、てのが常態化したころ
研究室内線にかかってきた電話に「はい○○です」（○○＝学生の名前）と
応答してぶっ飛んだ記憶がある。
#いや、電話対応したのは偉いよ
SNSがはやっていく数年。
SNSにはまり込んだわが兄弟はやけにフランクに付き合うことを覚えました。
そして、久しぶり（十年以上ぶり）に私に要件があるのでメールを送ってきました。
「やぁ、元気かい。オレオレ。じゃあ、用事なんだけど」
＃見たことあるかもしれないアドレスだけど「とりあえず、あんた誰？名乗って。」ってメール返したら「ひどい忘れたの」ひと悶着
Re:自分の名と所属を名乗れ。相手がだれか確かめろ。相手（自分）は誰に対して話したがっている？ (スコア:1)
>研究室内線にかかってきた電話に「はい○○です」（○○＝学生の名前）と
職場での新人あるあるっぽい
基本的に顔文字は禁止 (スコア:1)
と教えたいんだが、うちの会社は事業部長が使ってるからなあ・・・
全文引用 (スコア:1)
本文を最初に書いて、後ろに全文引用が延々と続いていくのに一人だけ抵抗してる。
TomOne
Re:全文引用 (スコア:2)
「返答は引用文中の青文字です」とか、相手にわざわざ探させるという無礼さ。引用が引用でなくなっている。
そしてその雪だるまが逆さピラミッドのごとく積み重なっていく。
で、その全文引用メールを引用して全く別の話題が展開される。
引用をひたすら繰り返されたメールは自動改行との合わせ技で複数行が"> "で埋め尽くされて見づらいのなんの。
どこの馬鹿だよ「全文引用がマナー」とか言い出したの。
LINEで勤怠連絡するのはアリじゃないかな (スコア:1)
と40過ぎのおっさんは思います。
社内の連絡なんて要件が伝われば良いと思うので。
役員だろうと、相手が納得していればいいんじゃないかな。
-- もうずっと、インフラエンジニア。
メール廃止へ (スコア:0)
若い人たちがメール文化を壊して
社内メールをチャットワークとか slack に変えてほしい
Re:メール廃止へ (スコア:1)
チャットツールとか直近で会話するだけならいいけど、
跡から見返そうとすると最悪だぞ
それだったら、Redmineみたいなチケットによる会話の方がいい
Re:メール廃止へ (スコア:1)
で、チャットの使い方講座やマナーが生まれるとｗ
Re:メール廃止へ (スコア:1)
> テーマが複数に跨る場合は、どうすんだ？
クロスポスト。
＃マルチポストはマナー違反です。
＃ATOKを使っていないユーザは論外
＃と、いうことにしたいのですね。
obsoleteじゃね？ (スコア:0)
機種依存文字とかHTMLメールとか、今時もう誰も問題にしていないんじゃ？
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:4, おもしろおかしい)
メーラとかで問題が起きるから必要というのではなくて、マナーと称して自分の流儀にうるさい年上の人とおつきあいするための基礎知識なんだと理解しています
そういう意味ではまだobsoleteではなさそう:-b
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:2, 興味深い)
つい先日、アップル社ロゴの絵文字の使用が大きな話題になったばかりでしょ。
昔人の考える機種依存文字はUnicodeの普及で問題にならなくなってきているけれども、絵文字などの機種依存文字が新たに生み出され続けています。
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:1)
Outlookのhtmlやリッチテキストは他のメーラーと互換ないよ。
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:1)
本文をExcel（方眼紙）にするな。
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:1)
>本文をExcel（方眼紙）にするな。
まさにそれが来てイラっとしてた。
冗長な挨拶がだらっと書いてあって、本文は添付Excelファイルを見ろと。
開くと連絡事項が1行書かれている。
そしてシグネチャーが20行以上。
挨拶にもシグネチャーにも社名や所属が日本語と英語で満載で、どんだけ宣伝したいねんやろ。
新人じゃなくて、ええ年こいたオッサンからのメールでした。
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:1)
セクハラ案件はコワイ昨今、そういう風景未だにあるのかな。
#「新人の若いお姉ちゃん」はマボロシの職場
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:1)
添付ファイルのsuffixを tenpufairu.zi_ などと一文字リネームすると
通してくれるのはどこのローカルルールでしたっけね?
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:1)
Exchangeサーバだかが実行ファイルを弾くから「hoge.ex_」として添付するバッドノウハウを思い出した
Re:obsoleteじゃね？ (スコア:1)
＞その昔、某社ではzipファイルが添付されたメールを無条件に落とす
某地方自治体が現役でもろ、それだったような・・・・
宛先の入れ方 (スコア:0)
toやccで複数の宛先がある場合は偉い人順に入れます(嘘
Re:宛先の入れ方 (スコア:4, おもしろおかしい)
新社会人に
Toは「この件に対応しなくて問題になったらお前が主犯な」
CCは「その場合はお前らも共犯だからな」
BCCは「問題にったら、ToとCCの奴らにみんなで石を投げようぜ」
という意味だと教えてる同僚がいて、感心してたら上司に連れて行かれた。どうなったかは知らん。
Outlook (スコア:0)
>「機種依存文字を使わない」「HTML形式を使わない」
そこに触れるなら、まず最初に読めないメールを送信してしまう糞メーラーはやめましょうと教えないと。
これマジでメール関連の問い合わせではダントツに多い。
https://www.google.com/search?q=winmail.dat [google.com]
Re:Outlook (スコア:1)
>世間でダントツに使われてるのがOutlookなんだよ、坊や。君も大人になればわかるよ。
"s/使/嫌/" じゃなくて？
Re:Outlook (スコア:2)
確かに素人には難しすぎるアプリですね。
得に検索が未だにちゃんと使いこなせていません。
一覧に見えているメールのサブジェクトで検索してもそのメールがヒットしない不思議時空。
メール閲覧中に Ctrl+f で転送、、メール編集中に Ctrl+f で検索というショートカットキーの機能が変わるのにもいまだに慣れない。
コレ内部的に編集エディタは別に起動してるんだろうけど、せめてOfficeアプリ内でのUIやショートカットキー操作は統一してくれたらいいのに。
うまく検索とかできないときにこんなことを思ってしまう素人。
反マナー (スコア:0)
メールに関するマナーではなく、存在しない・消したいマナーをはっきりと教えるべきでは。
メールでは、
「なるほど！LINEとかとは違ってなんて便利なんだ！」ってなるよ。
ただ、できればエンドトゥーエンドの暗号化だけは義務付けたいな。
まぁ無理だろうけど。
Re:反マナー (スコア:1)
>今時数MB程度は気にせず添付して良い。
「今時」は添付ファイルのサイズを気にしていない人が多そうな予感。
MLにでかいファイル添付してサーバー固めた人いたっけ。
ファイル共有サービスもWEBもあるんだから、参照できるところにファイル置いてアンカーを連絡すればいいよ。
と何度説明してもご理解いただけ無い無力感。
Re:反マナー (スコア:1)
>社内的には10MBまで大丈夫なんで、そう教えていますが、それだと稀に相手先の制限に掛かることもある。
MB超えたらダメっていう環境あったけど、今どうなんだろう。
仕事では、サイズによらず相手が複数の場合はファイル共有かWEBのアクセス可能なところに置いておくようにしています。
必要な人がアクセスして見れば良いというスタンス。
そんなに関係ないのに勝手にccに入れられていて、巨大なファイル送られると少しイラつく。(怒りっぽいな)
プライベートですが、スマホで撮影した写真を知人に送ったらガラケーなので見られないよとクレームくらったこともあったっけ。
Re:反マナー (スコア:1)
社内だと、誰ぞがCIFSかSAMBAでPCのネットワークドライブに設定してあげたらそれで良いんだけどね。
Re:反マナー (スコア:1)
>チャットと違ってすぐに返信しなくてもいい。
>既読スルーとかわからないので気にしなくていい。
送信元が客先の場合は、即座に内容を見て初期回答（殆どの場合、受領応答）すべきと指導している。
>手紙と違って冒頭や末尾のあれこれを付けなくてもいい。
メールにも「冒頭や末尾に必要最小限の定型句を付けること」と指導している。
>今時数MB程度は気にせず添付して良い。
メール直添付は、2MBまで。それ以上は、先に送付先の許可を取ることと指導している。
まぁメール作成規則は、20年前から変えていないからですけどね。
誰からも文句が出ないので変える必要がないし、変える気もない。
Re:反マナー (スコア:1)
ナイス補足フォロー。語数に比べて中味ぎっしり。
(#3592122)についても中味ぎっしりはいえるが、
解釈の方向性(さまざまな角度からツッコミ)をコントロールしている部分に好感。
ご健勝とかご清栄とか (スコア:1)
「ご健勝のこととお喜び申し上げます」とか
「貴社いよいよご清栄のこととお慶び申し上げます」とか
本当に健康なのかとか、会社が本当に順調なのかとか、まったく判ってないのにイライラしますね
Re:ご健勝とかご清栄とか (スコア:2)
東日本大震災でこっちがメタメタになっているときに、
同じくビルが２〜３棟ダメになってるはずの企業さんから
「いよいよご清勝のこととお慶び申し上げます」と
振込メールが来たときはなんかの間違いかと思いましたが、
久しぶりに大笑いして、気持ちが良かったです。
多分自動送信だったんでしょうね。
「お見舞い申し上げます」のテンプレの方が腹立ちましたが。
Re:火種になる気がしますけど (スコア:1)
あるいは、内容が CP932 なのに charset=Shift_JIS という Content-Type ヘッダーで送ってきたり、ひどいのは charset=CP932 なる非標準エンコーディング名で送ってきたり (正しくは charset=Windows-31J)、添付ファイルの charset 指定を無視したり、とにかく標準を守らない連中が山ほどいるおかげで、21世紀になっても、いまだに文字化けですよ。
# 今年になって、GB 18030 のプレーンテキストという大物に出会いましたよ。世の中は広い。
Re:火種になる気がしますけど (スコア:2)
むしろ2010～2012年ぐらいによく見かけたんですが、
しかも、Content-typeヘッダにcharset=GB2312って書いてありません?
Re:そもそも学校では仕事や生活のことを教えない (スコア:2)
人の育成って要するに魚を与えるより魚の取り方を教えよ、って事ですからね。
Re:よくある（やってまう (スコア:1)
> 「で？なにやりゃーいいの？」で固まる
まずは、仕事なのに野卑なニックネームでメールを送ってくる人を諭す。
Re:メールは社内の慣習に従って頂きたく (スコア:1)
某社の作法はそれなりに理にかなっていると思いますねー。
pokuri